To pytanie pojawia się naprawdę często. Firma rośnie, marketing zaczyna działać coraz intensywniej, pojawia się więcej kampanii, prezentacji, materiałów do social mediów, reklam, druków, mailingów… i w pewnym momencie trzeba zdecydować: zatrudnić grafika na etat czy postawić na współpracę z zewnętrznym grafikiem?
Z mojej perspektywy nie ma tutaj jednej odpowiedzi, która sprawdzi się u każdego.
Pracując z firmami i działami marketingu, widzę bardzo różne modele współpracy. W niektórych organizacjach grafik na etacie jest absolutnie potrzebny. W innych znacznie lepiej działa stała obsługa graficzna z zewnątrz. Najważniejsze jest więc nie to, które rozwiązanie brzmi „bardziej profesjonalnie”, tylko które naprawdę pasuje do sposobu pracy Twojej firmy.
Kiedy grafik na etacie ma sens?
Grafik na etacie sprawdza się najlepiej wtedy, kiedy pracy jest dużo, regularnie i praktycznie każdego dnia.
Jeśli Twoja firma prowadzi wiele kampanii jednocześnie, tworzy mnóstwo materiałów marketingowych, aktualizuje ofertę, przygotowuje prezentacje, grafiki do social mediów i materiały sprzedażowe, stała osoba w zespole może być bardzo wygodnym rozwiązaniem. Taki grafik zna markę od środka, wie jak firma komunikuje się z klientami, jakie materiały powstały wcześniej i czego zdecydowanie nie warto powtarzać. Nie trzeba za każdym razem tłumaczyć mu od początku, jaki styl lubicie i co oznacza „to ma wyglądać bardziej po naszemu”. I to jest ogromny plus.
Z drugiej strony etat oznacza też stały koszt. Niezależnie od tego, czy w danym miesiącu są trzy duże kampanie, czy akurat dzieje się niewiele. Do tego dochodzą kwestie organizacyjne, sprzęt, oprogramowanie, urlopy czy rekrutacja. Dlatego grafik na etacie ma największy sens wtedy, kiedy naprawdę jest dla niego stała ilość pracy.
Zewnętrzny grafik daje większą elastyczność
Współpraca z zewnętrznym grafikiem wygląda zupełnie inaczej. Tutaj zakres pracy można dopasować do aktualnych potrzeb firmy. Jeden miesiąc może być bardzo intensywny, kolejny znacznie spokojniejszy. I właśnie ta elastyczność jest dla wielu firm największą zaletą outsourcingu graficznego. Nie trzeba tworzyć dodatkowego etatu, a jednocześnie można mieć osobę, która regularnie wspiera marketing i zna markę. To ważne, bo zewnętrzny grafik nie musi oznaczać osoby, której za każdym razem od nowa tłumaczy się cały projekt. Przy dobrej, stałej współpracy szybko powstaje zupełnie inny model. Grafik zna firmę, zna wcześniejsze materiały, wie co działa, wie czego unikać i z czasem staje się trochę takim zewnętrznym członkiem zespołu.
Największa różnica? Ciągłość współpracy
Mam wrażenie, że największym problemem wielu firm nie jest brak grafika, a ciągłe zmienianie grafików. Jeden robi katalog, Drugi social media, Trzeci prezentację, Czwarty kampanię.
Każdy projekt może być dobry osobno, ale po pewnym czasie zaczyna brakować jednej spójnej całości, a marka zaczyna wyglądać trochę inaczej w każdym kanale. I właśnie dlatego dużo bardziej wierzę w długofalową współpracę niż w przypadkowe, pojedyncze zlecenia.
Stały zewnętrzny grafik zna już historię marki i nie musi za każdym razem wymyślać jej od początku. Może rozwijać wcześniejsze projekty, pilnować spójności i reagować szybciej. Dzięki temu obsługa graficzna firmy staje się po prostu łatwiejsza.
Co jest tańsze: grafik na etacie czy outsourcing graficzny?
To oczywiście jedno z pierwszych pytań. I znowu: wszystko zależy od skali.
Jeśli grafik ma realnie kilka godzin pracy dziennie przez cały miesiąc, etat może mieć bardzo dużo sensu. Ale jeśli potrzeby firmy są zmienne, outsourcing graficzny często okazuje się bardziej elastycznym rozwiązaniem.Firma płaci wtedy za konkretną pracę i faktyczny zakres wsparcia, a nie za samą dostępność. To szczególnie dobrze działa w małych i średnich firmach, które potrzebują regularnej obsługi graficznej, ale niekoniecznie w wymiarze pełnego etatu.
Przy mniejszych budżetach, dobrym sposobem objęcia filmu w „firmowe ramy”
jest przygotowanie grafiki, która będzie się pojawiała na początku filmu oraz na jego końcu.
Zewnętrzny grafik może zobaczyć rzeczy, których firma już nie zauważa
To jedna z rzeczy, które bardzo lubię w pracy z markami. Osoby pracujące w firmie każdego dnia są tak przyzwyczajone do jej materiałów, że pewnych rzeczy po prostu przestają zauważać. Logo jest trochę za małe, prezentacje z czasem zaczęły wyglądać zupełnie inaczej niż strona internetowa, każdy dział używa trochę innych kolorów, social media żyją własnym życiem. To wszystko dzieje się stopniowo. Zewnętrzna osoba często zauważa takie rzeczy dużo szybciej. Nie dlatego, że „wie lepiej”, po prostu patrzy na markę świeżym okiem. Czasami nie potrzeba dużego rebrandingu. Wystarczy uporządkować kilka elementów i stworzyć jasny kierunek wizualny.
A co z pilnymi projektami?
To częsta obawa. „A jeśli będziemy potrzebować czegoś na jutro?” Przy współpracy z przypadkowym freelancerem faktycznie może być trudno, ale przy stałej współpracy wygląda to zupełnie inaczej. Można wcześniej ustalić sposób pracy, terminy, priorytety i dostępność. Dzięki temu projekty nie pojawiają się w próżni.I tutaj właśnie pojawia się największa wartość długofalowej współpracy. Zewnętrzny grafik przestaje być osobą „od ładnych obrazków”, a zaczyna realnie wspierać marketing.
Grafik na etacie czy zewnętrzny grafik. Co wybrać?
Jeżeli Twoja firma generuje bardzo dużo materiałów i codziennie pojawiają się nowe zadania, grafik na etacie może być najlepszym wyborem. Jeśli natomiast potrzebujesz regularnej obsługi graficznej, ale ilość pracy zmienia się w zależności od kampanii i sezonu, warto rozważyć współpracę z zewnętrznym grafikiem. Sama pracując z firmami, najbardziej lubię model, w którym nie jestem traktowana wyłącznie jako wykonawca pojedynczego projektu. Najlepiej pracuje mi się wtedy, kiedy mogę poznać markę, zrozumieć jej sposób komunikacji i rozwijać ją konsekwentnie przez dłuższy czas. Wtedy nie tworzę już tylko kolejnego banera czy prezentacji. Pomagam budować spójny język wizualny firmy.
I chyba właśnie to jest najważniejsze. Nie to, czy grafik jest „wewnętrzny” czy „zewnętrzny”. Tylko czy zna Twoją markę na tyle dobrze, żeby tworzyć materiały, które naprawdę do niej pasują.